ASTALOG.COM – Perencanaan penting sebagai alat pengawasan daan pengendalian kegiatan sehari-hari perusahaan. Perencanaan yang telah disusun dengan baik akan memudahkan para pelaksana untuk mengetahui apakah tindakan mereka menyimpang atau sesuai dengan rencana. Dengan adanya perencanaan yang telah disusun (tentunya sebelum suatu kegiatan dilakukan) dengan cermat dapatlah dipilih dan ditetapkan kegiatan-kegiatan mana yang diperlukan dan mana yang tidak. Dan dengan adanya rencana, segala kegiatan dapat dilakukan secara tertib dan teratur sesuai dengan tahap-tahap yang semestinya.
Pengertian Perencanaan
Menurut Alder (1999) dalam Rustiadi (2008), perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu.
Artinya perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan dating serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta mengkaji berbagai ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk mencapainya.
Sedangkan dalam laman Wikipedia disebutkan bahwa perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Dan untuk proses perencanaan adalah adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.
Langkah–Langkah Menyusun Perencanaan
- Merumuskan Misi dan Tujuan.
- Memahami Keadaan Saat ini.
- Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.
- Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan.
Beberapa kegiatan yang behubungan dengan fungsi perencanaan menurut Louis A. Allen antara lain:
* Meramalkan (Forecasting), yaitu pekerjaan yang dilakukan seorang manager dalam memperkirakan waktu yang akan datang dengan sistematis dan kontinu.
* Menetapkan tujuan (Establishing Objectives), dimana kegiatan ini harus dapat meramalkan hasil akhir dari suatu tujuan atau sasaran.
* Mengacarakan (Programming), yaitu kegiatan seorang pimpinan dalam menentukan urutan-urutan kegiatan yang diperlukan guna pencapaian maksud dan tujuan serta menyusun prioritas dari kegiatan tersebut.
* Menyusun tata waktu (Scheduling), dalam hal ini seorang pimpinan harus dapat menentukan tata kelola waktu terhadap kegiatan atau urutan kegiatan yang akan dilaksanakan.
* Menyusun anggaran (Budgeting), penyusunan anggaran ini dilakukan dengan mengalokasikan sumber-sumber yang dimiliki serta pemanfaatannya.
* Mengembangkan prosedur (Developing Prosedure), dilakukan guna penghematan, efektifitas, keseragaman dalam rangka pencapaian tujuan.
* Menetapkan dan menafsirkan kebijakan (Establishing & Interpreting Policy), seorang pimpinan harus dapat menetapkan dan menafsirkan kebijakan-kebijakan yang dibuatnya pada para bawahannya sehingga tidak timbul kesalahpahaman.
Unsur-Unsur Pokok Perencanaan
Dalam menetapkan suatu rencana haruslah mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
- Suatu rencana yang akan dilaksanakan harus mempunyai tujuan yang jelas dan mempunyai batasan akan tujuan tersebut (fokus). Dalam batasan ini dirinci tentang limit waktu yang akan dipakai, bagaimana cara pencapaian tujuan tersebut dan lain sebagainya.
- Yang dimaksud dengan politik ini adalah kewenangan, delegasi dan pertanggung jawaban dalam pelaksanaan sebuah rencana. Sehingga tujuan yang telah direncanakan akan berhasil.
- Prosedur, merupakan urutan tindakan atau kegiatan yang terorganisir dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.
- Anggaran atau budget merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam pencapaian tujuan. Anggaran ini harus dibuat serealistis mungkin, sehingga beban dari pelaksanaan ini tidak tidak lah begitu berat.
- Program, merupakan gabungan dari politik, prosedur dan anggaran serta perlu adanya alternatif tujuan bilamana tujuan utamanya tidak tercapai sebagaimana yang diharapkan.
