ASTALOG.COM – Sidang adalah sebuah media diskusi yang melibatkan lebih dari 2 orang dengan materi pembahasan yang telah disepakati bersama dan merupakan pertemuan formal untuk menghasilkan sutau putusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas. Sidang dilakukan dalam sebuah ruangan, yang dipimpin oleh pimpinan sidang yang disebut dengan presidium.
Unsur-Unsur Dalam Persidangan.
Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya. Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif. Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya yang juga merupakan suatu unsur yang harus ada di dalam sebuah persidangan, diantaranya adalah :
1. Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan. Seorang pimpinan rapat atau presidium sidang harus mempunyai sikap sebagai berikut :
-Aktif serta mampu memberikan bimbingan yang tegas.
-Diterima oleh peserta sebagai pimpinan sidang
-Bisa berbicara dengan jelas dan terarah serta tegas dan keras
-Mempunyai keterampilan yang tinggi dalam memimpin rapat atau sidang.
-Sikap dan penampilan yang cerah.
-Pandangan mata yang merata pada semua peserta.
-Memperhatikan nada dan kalimat dari pembicara.
-Tidak terlalu tegang dan terlalu serius.
-Tidak memancing perdebatan tapi harus bisa menyimpulkan suatu masalah jika terjadi perdebatan
Tugas seorang pimpinan sidang adalah :
-Mengarahkan jalannya sidang.
-Sebagai penengah pertengkaran jika terjadi.
-Sebagai pencari alternatif jika pembicaraan mengalami kebuntuan.
-Sebagai pemberi semangat jika peserta lesu.
-Sebagai penyimpul akhir dari keputusan sidang.
Syarat-syarat pimpinan sidang :
-Mempunyai jiwa kepemimpinan.
-Berpengetahuan luas.
-Mengetahui tata cara sidang.
-Berpengalaman.
-Bijaksana.
-Bertanggung jawab
-Penyabar.bersikap adil.
-Disiplin.
-Simpatik dan menarik.
2. Peserta Sidang.
Peserta Sidang Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah disepakati. Biasanya terdiri dari peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tatib. Harus ikut berpartisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan yang dibicarakan serta ikut serta dalam menyumbangkan buah fikiran yang positif dan bermanfaat.
Cara memberikan pendapat atau argumentasi yang baik :
-Amati masalah yang akan dibahas.
-Susun pertanyaan atau argumentasi atas masalah yang ada.
-Kemukakan alas an yang logis dan dapat diterima peserta lain.
-Hati-hati dalam merangkum pendapat.
-Tidak berbelit-belit.
-Tenang dan tidak emosi.
-Sabar menunggu giliran berbicara.
-Suara jelas dan terarah.
3. Notulen.
Notulensi, Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan
Etika persidangan :
1. Menghormati presidium sidang
2. Tidak berkata kotor saat interupsi
3. Menghormati dengan lapang dada setiap keputusan
4. Tidak memaksakan pendapat sendiri
5. Berpakaian resmi
6. Tidak menyinggung presidium atau peserta siding
Ada beberapa perangkat pokok dalam persidangan. yaitu:
1. Ruang sidang
2. Palu sidang
3. Draft sidang, konsideran, agenda acara, tata tertib, materi persidangan
Format duduk yang biasa digunakan dalam persidangan :
1. Letter U
2. Theater
3. Biasa
Alat Dalam Persidangan.
1. Palu Merupakan suatu alat yang penting dalam melaksanakan sebuah persidangan. Palu berfungsi sebagai pengontrol utama sebuah sidang.
2. Alat tulis menulis
3. Papan tulis jika dibutuhkan
4. Proyektor jika dibutuhkan
5. Pengeras suara
Aturan ketukan palu dan fungsinya :
1 kali ketukan
– Untuk skorsing waktu 1 x 15 menit
– Membuka skorsing 1 x 15 menit
– Mengesahkan per point
– Mengganti pimpinan sidang
2 kali ketukan
– Menskorsing waktu 2 x 15 menit
– Membuka skorsing 2 x 15 menit
– Pending siding dalam jangka waktu tak tentu
3 kali ketukan
– Membuka persidangan
– Memutuskan hasil persidangan
– Menutup persidangan
4 kali ketukan atau lebih
Catatan: Digunakan untuk memperingati / menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang.
Istilah Dalam Persidangan
- Skorsing. Menghentikan karena ada sesuatu yang perlu.
- Lobby. Suatu cara untuk mempengaruhi lawan ataupun kawan dalam mengambil keputusan atau menyepakati suatu masalah/persoalan guna mencapai hasil yang diinginkan. Lobby terbagi dua,yaitu : Lobby dalam persidangan dan Lobby diluar persidangan.
- Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang.
- PK (Peninjauan Kembali) : mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan
- Mohon bicara : meminta izin untuk memberikan pendapat.
- Kliring : memotong pembicaraan diatas interupsi.
- Interupsi : Memotong pembicaraan/menyela pembicaraandikarenakan ada hal-hal yang sangat penting untuk diungkapkan. Macam-macam interupsi: Point of clarification: interupsi untuk menjernihkan / meluruskan permasalahan atau isi pembahasan. Point of view : interupsi yang digunakan untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran; Point of order : memotong pembicaraan orang lain karena telah melenceng; Point of solution : interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.; Point of information : interupsi untuk memberikan informasi/ kebenaran yang dianggap perlu,yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan dan Point of privilege (rehabilitation) : Memotong pembicaraan orang lain ketika ia telah menyinggung martabat orang lain.
- Quorum Adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.
- Draft Materi Sidang Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft Tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.
Jenis-jenis Persidangan.
1. Sidang Paripurna adalah sidang yang dihadiri seluruh komponen peserta sidang.
2. Sidang Komisi Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus. Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
3. Sidang Pleno Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali. Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi. Pembahasan agenda, tatib, dan LPJ menggunakan sidang jenis ini.
4. Sidang istimewa adalah sidang yang membahas al-hal yang krusial atau mendesak dalam organisasi.
