ASTALOG.COM – Setiap kegiatan sekolah yang bersifat resmi biasanya disertai dengan dikeluarkannya surat resmi. Surat resmi tersebut berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak lain atau instansi yang terkait. Misalnya surat resmi dari kepala sekolah, surat resmi dari dinas pendidikan, surat resmi OSIS, surat undangan resmi untuk orang tua siswa.
Yang dimaksud dengan surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas.
Selain itu surat dinas juga bisa disebut dengan surat resmi karena biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi seperti pemerintah atau perusahaan swasta yang memiliki kewenangan untuk membuat surat tersebut.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat dinas terbagi dalam berbagai jenis tergantung dari fungsi dan siapa yang mengeluarkan surat tersebut. Ada juga surat dinas yang dikeluarkan oleh perorangan untuk mengundang seseorang motivator atau traner untuk meningkatkan kinerja. Ada juga surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi. Berikut jenis-jenis surat dinas
Kegunaan Surat Dinas
Berikut beberapa fungsi dari surat dinas yaitu:
1. Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
3. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
Ciri-ciri Surat Dinas
Adapun ciri dari surat dinas, diantaranya sebagai berikut ini:
1. Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
2. Adanya nomer surat dan lampiran.
3. Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
4. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
5.Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.
Bagian Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya seperti bawah ini:
1. Kop Surat atau kepala surat
Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.
2. Tanggal surat
Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.
3. Nomor
Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.
4. Lampiran
Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.
5. Perihal atau hal
Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.
6. Alamat
Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.
7. Salam pembuka
Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.
8. Isi surat
Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.
9. Salam penutup
Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.
10. Nama
Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.
11. Tembusan
Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.
12. Inisial
Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.
Contoh Surat Resmi
SMA Negeri 1 Jakarta
Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta
No. Telp. (021) 6503333
________________________________________________
Jakarta, 11 September 2014
No : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 1
Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.
Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Penelitian Flora Langka
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Jakarta
Bagito Sumangko, SPd.
