Dalam sebuah perusahaan, sekretaris merupakan salah satu jabatan yang pastinya sangat berperan besar. Mengapa? Karena seorang sekretaris dituntut mampu melakukan hal-hal apa saja secara maksimal untuk membantu pimpinan dan memajukan citra perusahaan. Sekretaris dikatakan sebagai representasi perusahaan, artinya bahwa sekretaris adalah rujukan informasi di dalam sebuah perusahaan yang dapat memudahkan rekan atau pimpinan jika sedang membutuhkan informasi terkini atau data-data lama. Mengingat salah satu tugas penting sekretaris adalah sebagai notulen dalam setiap kegiatan atau rapat yang dilakukan perusahaan.
Disamping itu, representasi juga dapat diartikan sebagai sebuah cerminan perusahaan, yang mana itu berarti bahwa sekretaris harus mampu menunjukkan sikap dan tata krama yang baik dalam lingkup kerjanya. Sebab citra sebuah perusahaan juga bergantung pada bagaimana karyawan, khususnya sekretaris bersikap dan bertingkah laku. Maka dari itu tata krama sangatlah penting dijunjung tinggi oleh seorang sekretaris.
Berikut adalah beberapa hal yang harus dapat dikuasai oleh sekretaris professional:
– Menjaga citra perusahaan
Citra atau image merupakan satu hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan, karena citra dapat memberi pengaruh terhadap opini dan tanggapan masyarakat banyak. Sekretaris dituntut untuk mampu menjaga citra perusahaan dengan menampilkan tata krama yang baik. Tata krama yang baik dapat dinilai dari bagaimana sekretaris berpakaian, tata rambut, riasan wajah, cara berdiri, cara duduk, dan juga cara berjalan.
– Ramah dan bertanggung jawab
Ramah juga menjadi satu hal yang harus terus dimiliki oleh sekretaris, selain itu juga bertanggung jawab pada semua tugas-tugas yang telah diberikan. Menjaga kelakuan dan tingkah laku yang baik, tidak hanya di depan atasan atau pimpinan, tetapi juga menunjukkan etiket yang baik kepada seluruh relasi dan kawan sekantor.
– Dapat mengoperasikan teknologi terbaru
Di jaman sekarang ini, teknologi semakin maju dan terus berkembang. Keadaan ini membuat siapa saja, harus dapat beradaptasi dan mengenal bahkan menguasai teknologi terbaru agar tidak gagap teknologi. Mengoperasikan perangkat komputer menjadi satu poin yang harus dikuasai oleh sekretaris, berbagai keperluan serta sistem komputer seperti misalnya Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint. Internet juga penting bagi sekretaris guna melakukan berbagai keperluan yang terkait dengan perusahaan, contohnya mengirim dan menerima berita melalui e-mail ataukah mencari data apapun yang diperlukan.
– Menguasai bahasa asing
Penguasaan bahasa asing tentunya dapat menjadi nilai plus bagi seorang sekretaris. Ini akan sangat membantu atasan khususnya bila akan melakukan kerjasama dengan relasi atau perusahaan asing.
– Mampu berbicara dengan baik di depan publik
Sebagai perwakilan dari perusahaan, terkadang sekretaris diminta untuk menggantikan posisi atasan saat akan melakukan presentasi. Nah, disinilah kemampuan berbicara di depan publik sangat dibutuhkan. Tutur kata dan gestur tubuh yang ditampilkan saat berbicara di depan banyak orang juga harus menjadi perhatian bagi sekretaris.
Adapun peran dan tanggung jawab bagi seorang sekretaris adalah sebagai berikut:
Peran Sekretaris
Seorang sekretaris harus mampu membantu kelancaran terhadap segala kegiatan pimpinan. Ini mungkin terdengar sederhana dalam teori, akan tetapi prakteknya bisa dikatakan cukup berat karena jabatan sekretaris akan selalu dikaitkan dengan segala jenis pekerjaan dan kegiatan pimpinan yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Tanggung Jawab Sekretaris
Menjaga dan meningkatkan citra pimpinan, serta perusahaan. Ya, itulah salah satu tanggung jawab besar yang dibebankan di pundak seorang sekretaris. Tentu saja hal ini tidaklah mudah, apalagi terkadang sekretaris harus melakukan tindakan serta perkataan yang tidak sesuai dengan kenyataan, demi menjaga nama baik perusahaan, entah itu di dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. Maka dari itu sekretaris harus dapat mempererat hubungan professional dengan pimpinan serta karyawan lainnya, khususnya dalam hal komunikasi.
Dari sekian banyak hal dan tugas yang harus dilakukan seorang sekretaris, tata krama menempati urutan teratas dalam daftar hal yang wajib dikuasai. Tata krama yang baik tentu dapat memberi pengaruh positif bagi perusahaan, tidak hanya bagi para relasi internal, tetapi juga eksternal perusahaan. Hakikatnya, etika merupakan kebaikan yang harus diterapkan serta dihayati oleh seorang sekretaris. Kejujuran, setia, bertanggung jawab, dan dedikasi yang tinggi juga menjadi kunci utama untuk menjadi sekretaris yang profesional.
