ASTALOG.COM – Setiap orang tentu ingin dihargai, setidaknya diperlakukan dengan baik oleh orang lain. Tapi, tidak semua orang tahu bagaimana harus membawa diri di depan umum, sehingga dirinya bisa dihargai dan diperlakukan sebagaimana mestinya.
Terlepas dari peran kita dalam masyarakat, setiap profesi perlu memiliki tata krama, entah itu saat berhadapan dengan rekan kerja, atasan, terlebih klien atau pelanggan. Seorang sekretaris bahkan dituntut untuk memiliki keterampilan dalam bertata-krama.
Sebelum membahas lebih jauh mengenai pentingnya tata krama bagi sekretaris, tahukah Anda apa itu tata krama?
Pengertian Tata Krama
Tata krama merupakan kata majemuk yang terdiri dari kata ‘tata’ dan ‘krama.’ Tata berarti adat, aturan, norma, sedangkan krama berarti taklum, takjim, sangat hormat. Jadi, tata krama adalah aturan, norma, atau adat kebiasaan mengenai hormat-menghormati yang lazim juga disebut dengan sopan santun atau etiket.
Tata krama adalah kebiasaan sopan santun yang disepakati dalam lingkungan pergaulan, kebiasaan yang muncul karena adanya aksi dan reaksi dalam pergaulan. Tata krama selalu ada dalam hubungan antar manusia setempat.
Sejak kecil Anda tentu diajarkan oleh orang tua bagaimana cara makan, minum, menyapa, memberi hormat, berbicara, berpakaian, dan bersikap yang benar, terutama jika ada tamu yang datang ke rumah. Anda diajar untuk makan dengan tangan kanan, memberi dengan tangan kanan, bahkan berbicara dan tertawa pun ada aturannya. Lama kelamaan perilaku tersebut terbentuk menjadi suatu kebiasaan, tanpa memikirkan mengapa Anda harus bertindak seperti yang demikian.
Nah, lebih lanjut, yuk kita bahas mengenai peran sekretaris!
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia,” atau seceretarius atau secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.
Sekretaris adalah suatu profesi administratif, pekerjaannya bersifat asisten atau mendukung. Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, namun cenderung meluas. Selain berperan semata-mata sebagai seorang pembantu dan pemegang rahasia, sekretaris juga mempunyai fungsi manajer.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi menerima dikte dari pimpinan, melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi), menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting, menerima tamu-tamu pimpinann, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
Selain itu, sekretaris juga bertugas menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
Sekretaris juga bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan, mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan, menemani pimpinan dalam pertemuan penting. Dan jika dibutuhkan, sekretaris harus bisa menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Jadi, pada prinsipnya, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak menguasai tugas-tugas tersebut malah bisa jadi justru menghambat pekerjaan pimpinan. Dalam dunia bisnis sendiri, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya.
Pentingnya Tata Krama Bagi Sekretaris
Etika dan tata krama bagi sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati.
Seorang sekertaris dituntut untuk menjaga tata krama tidak lain karena perannya. Sekretaris berdiri sebagai perwakilan perusahaan saat berinteraksi dengan pihak luar dan tamu, yang pada akhirnya akan berinteraksi dengan perusahaan.
Sekertaris merupakan pihak yang paling sering dihubungi untuk menyampaikan sesuatu ke atasan atau perusahaan. Selain itu, sekretaris juga menjadi ujung tombak perusahaan atau atasan dalam membuat surat pemeberitahuan atau undangan.
Etika dan tata krama sekretaris dapat dilihat dalam caranya berbusana, berkomunikasi, cara makan, cara minum, cara duduk, dan banyak lagi.
Keterampilan ‘tata krama’ yang diperlukan dari seorang sekretaris meliputi tata krama lingkungan kerja, yaitu mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja; tata krama bertelepon, yaitu dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan; komunikasi efektif, yaitu dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.
Terakhir, sekretaris juga harus memiliki keterampilan bertata-krama dalam hubungan antarpribadi, yaitu suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.
